1.各单位召开有校外单位人员参加的重要会议需使用一号行政楼会议室，应提前做好会议方案，确定参会人数，由本单位领导确定外单位参会人员的主次先后顺序，在会议开始前1-2天到办公室秘书科领取座签纸，办公室在座签摆放方面给予指导帮助。
2. 办公室自本月起开始启用新版会议座签纸，各单位如有重要会议需要座签，可来办公室秘书科领取座签纸和会议牌，根据秘书科设计的座签模版自行打印，会议牌和座签须在会后及时归还。校内会议或本单位会议办公室原则上不提供新版座签纸。
3.各单位申请会议室时必须填写会议室使用申请单，并提前1-2天交办公室秘书科，以便协调安排。当天开会当天申请会议室，造成不良后果的，责任由各单位自负。
4.各单位申请会议室，须确定一名会务负责人员，以便做好会前准备及会后会场清理工作。会务人员在做会前准备和会后会场清理工作时，要本着认真负责的态度，会前要准备好会议用笔记本（ppt用）、茶具、茶叶等会议用品，会后要组织人员做好会场整理、桌椅归位及会议室交接工作。重要会议需要调试设备的，须在会议开始前一天联系办公室调试，以免影响会议使用。